Результаты без суеты: индивидуальные консультации по настройке системы управления для менеджеров

Как перестать постоянно «тушить пожары» и увеличить результаты команды не нанимая новых людей, а за счет правильной организации менеджерской работы. Для руководителей, которые устали тащить все на своих плечах, но не понимают, как выстроить работу системно.

⁠

Ключевые проблемы: что мешает менеджерам давать результаты и расти

Работаю по методу «где горит, там и тушим», а хотелось бы работать на опережение

Тону в «текучке». Не понимаю, как перестать разгребать вал задач и начать действовать на опережение: этот поток не остановить

Расфокус: слишком много чего надо контролировать в моей зоне ответственности. Тяжело постоянно возвращаться к приоритетам и транслировать их на команду

Нет времени на развитие системы/бизнеса. Понимаю, что это плохо, но физически не могу вырваться из рутины

В результате проблемы, на которые не хватало времени, подрастают и приводят своих друзей.

⁠

Из-за плохой управляемости не достигаем результатов

⁠

Сложно спрогнозировать, достигаем мы цели или нет. Вроде достигаем, но в последний момент оказывается, что нет

Энергии дофига, мотивация зашкаливает, но низкий КПД: куча сил уходит в песок, многое теряется из-за плохой координации

Цели/OKR формируются раз в год/квартал, но вспоминаем о них мы только когда надо отчитываться. В ежедневной работе фокуса на целях не хватает

«Без меня все обвалится, рухнет» — часто приходится работать сверхурочно, в отпуске и на выходных

«Если я не пну, ничего не полетит». Приходится держать все в голове, голова пухнет, растёт стресс

Огромная часть времени уходит на то, чтобы напоминать, уточнять: «Как дела?», «Когда будет готово?», хотя люди вроде бы обязаны помнить сами

Режим постоянной включенности: первым делом с утра проверяю почту/мессенджер, последнее, что читаю перед сном — рабочие чатики/емейлы. Приходится подключаться из отпуска, чтобы без меня не встали задачи

Понимаю, что долго не выдержу в таком режиме, но не знаю, как работать меньше, и при этом давать значимые результаты

⁠

⁠

Непонятно, за что хвататься, чтобы навести порядок: пробую разные способы, но большого прогресса не вижу

⁠

⁠

Есть опыт, много чего умею делать, но не хватает систематизации, чтобы навести порядок

Много чего читал по менеджменту, проходил курсы, но применяя на практике сталкиваюсь с кучей мелких вопросов, в которых вязну. А делать надо сейчас!

Экспериментировать дорого: можно облажаться раз, можно два, но потом команда демотивируется, новые изменения будет все сложнее и сложнее внедрять

Постоянный «трудовой подвиг» приводит не к большим результатам и славе, а к выгоранию, цели достигаются медленнее

Перегруз повышает риск просрать принятые на себя обязательства

Вы работаете на совесть, в этом нет сомнений. Но от человеческой ошибки никто не застрахован. И чем больше на вас нагрузка, тем больше вероятность пропустить что-то важное.

А там уже недалеко и до обидного: «Не затащил», «Не оправдал ожиданий»...

Ничего страшного: бывает. У меня в карьере были провальные проекты. Меня даже увольняли с работы за отсутствие результатов. Я выжил, стал сильнее и опытнее. Дал другие результаты в других кейсах.

Но, возвращаясь мысленно в прошлое, понимаю: если бы кто-то показал мне, как это делается системно, это сэкономило бы мне года три-четыре карьеры.

Вместо роста — топчемся на месте

Куча амбициозных целей, большие планы, хочется порвать рынок, построить «единорога» или продвинуться в карьере

Но масштабирование упирается в хаос в процессах. Проекты выходят из-под контроля, вязнут и стухают.

Иной раз приходит мысль, а не отказаться ли вообще от менеджмента. Делегировать кому-нибудь всю эту возню. Гораздо прикольнее генерить идеи, чем их исполнять.

У меня для вас плохие новости: если вы не умеете доводить дела до конца, ваши идеи мало чего стоят.

Работа «на разрыв» не масштабируема

Чувствовать себя нужным и классным, на чьих плечах держится все, может быть приятно. Но это не тот путь, на котором менеджера ждут действительно большие задачи.

Большие задачи можно сделать только большой командой, которая работает слаженно. Настроить такую работу — задача менеджера.

⁠

Оставить заявку на диагностическую сессию

⁠

На сессии разберем ваши проблемы и определим план действий или быстро найдем решение для одной конкретной проблемы.

Цена сессии — на ваше усмотрение (донат)

Почему так происходит: менеджеры не могут вырваться из режима аврала, потому что у них нет системы

⁠

Повысить результативность при тех же трудозатратах за счет правильного «инвестирования» внимания менеджера

И у руководителя проекта по разработке сайта-визитки, и у топ-менеджера огромной корпорации всего 24 часа в сутки. Но один своими решениями создает ценность на 200 тысяч рублей, второй — на миллиарды. Они инвестируют свое время с разным ROI (return on investment — коэффициент возврата на инвестиции).

Если вы хотите управлять большими проектами и компаниями, повышать ROI критично.

Низкий ROI

❌ Провести планерку, на которой команда с трудом обсудила пять задач, а половина участников листала почту

Высокий ROI

✅ Провести планерку, к которой люди подготовились и принесли проекты решений на утверждение

❌ Пытаться обсудить список из 50 задач сотрудников

✅ Обсудить 5 задач с индикатором «есть отклонения от плана», остальные 45, которые идут хорошо, не трогать

❌ «Сэкономить» неделю на планировании и согласовании требований, а потом всей командой срочно-обморочно доделывать забытый функционал лишние полтора месяца

✅ Один раз разработать шаблоны планов, чек-листы и инструкции по планированию, обучить команду и пускать в работу только спланированные проекты

⁠

Screenshot_2023-11-17 08.06.15_j3eIfq.png

⁠

Система управления — «инвестировать» внимание туда, где оно требуется и тогда, когда оно требуется

Внимание менеджера — ограниченный ресурс, но хватать его должно на все, чем он управляет. Нужно определить, что и как часто требует внимания, и настроить систему из правил, процессов, ролей и ИТ-инструментов, которая будет вовремя давать понятные и точные сигналы о том, где требуется внимание.

Система охватывает весь периметр менеджера, не оставляя «слепых зон». Если вы как менеджер не охватываете вниманием какие-то важные аспекты своей системы управления, вы создаете «слепую зону». В «слепой зоне» рождаются риски и проблемы, которых можно было избежать, если просто обсудить важные вещи заранее с теми, кого это касается.

Система устраняет «серую зону». Если вы «вроде бы контролируете» какую-то часть своего периметра, — например, полагаетесь на увлекательные истории о том, что происходит, вместо фактов, — вы создаете «серую зону», которая точно также отлично генерит риски и проблемы.

Система помогает работать на опережение. Уделять внимание всем важным аспектам надо планомерно, а не когда что-то стряслось.

Например, чтобы управлять рисками, надо:

выявлять риски (на специальных совещаниях, на ежедневных планерках),

правильно формулировать риски и

записывать риски в единый список,

распределять ответственность за

действия по предотвращению рисков... и

все эти действия выполнять регулярно, по графику.

⁠

Управление рисками — только один из аспектов системы.

Правила описания рисков, роли в работе с рисками, график встреч по управлению рисками с типовой повесткой, ИТ-инструмент — это элементы системы.

Ваша система управления должна охватывать всю область вашей ответственности с должной регулярностью, и базироваться на фактах, тогда вы сможете предотвратить пожары, а не бегать и тушить их с пожарной командой.

Мало придумать систему, надо еще внедрить ее в практику

Огромное количество прекрасных инициатив умирает не потому, что они хреновые, а потому что их не внедрили. Потратили силы, деньги, время на разработку вундервафли, а потом она стоит в углу, покрывается пылью, потому что люди ей не пользуются.

Мало настроить отличную систему, надо сделать так, чтобы она заработала: планерки проходили регулярно и люди к ним готовились, отчеты заполнялись и рассматривались и т.д.

Новые системы, да ещё радикально повышающие прозрачность и подотчётность, могут вызвать ожесточённое сопротивление у сотрудников.

Можно, конечно, попробовать надавить, но давление — очень исчерпаемый ресурс, который надо применять очень точечно, иначе можно получить демотивированный, безынициативный коллектив, из которого уволились все самые ценные кадры.

Строить системы и выбрасывать — дорого.

Разбрасываться людьми — еще дороже.

⁠

10 лет ВКонтакте: как форум студентов стал главной соцсетью страны

⁠

Внедрение системы должно происходить плавно, но неотвратимо. Если вы хотите, чтобы результаты закрепились, вам необходима стратегия управления изменениями, опирающаяся на понимание психологии.

Дисциплина, чтобы следовать собственным правилам, и правила, которым можно следовать

Большая часть решений в менеджменте очень простые. Часто настолько простые, что хочется сказать: «Ну это же очевидно!».

К сожалению, слишком часто простые решения не выполняются.

Возьмем, например, зарядку. 99% людей понимают, что ее надо делать. Какой процент людей делает ее?

Слишком часто система управления умирает, потому что у менеджера не хватает последовательности исполнять свои же правила.

Но «затаскивать» серьезные изменения на одной силе воли — не надежно.

Нужны правильные привычки, чтобы соблюдение регулярных действий не происходило через насилие над собой.

⁠

Правила должны быть разработаны так, чтобы следование им не требовало какой-то особенной дисциплины олимпийских чемпионов.

Чтобы не послужить сотрудникам антипримером и не подорвать свою же инициативу, менеджеру нужны правильные привычки, которые позволят задавать темп системе без надрыва и ежедневного трудового подвига, а также понятные и удобные командные ритуалы, которые позволяют быстро и емко рассмотреть все существенные вопросы.

⁠

Оставить заявку на диагностическую сессию

⁠

Цена сессии — на ваше усмотрение (донат)

Большие результаты и сложные задачи создаются не в постоянном трудовом подвиге, а за счет точной и системной работы

⁠

А как правильно: как выглядит системная, планомерная работа менеджера и какие результаты дает?

Я давно занимаюсь настройкой систем управления, и знаю, как выглядит и ощущается системная работа менеджера.

Система подсвечивает проблемы в зародыше, до того как они превратились в аврал

Пример из практики

С большим количеством (>100) внешних организаций подписать дополнительные соглашения, проконтролировать размещение информации на их сайтах, обучить их сотрудников и т. п.

Это взаимодействие контролируют три департамента внутри компании.

Необходим механизм контроля исполнения, потому что ответственные от департаментов не очень жаждут заниматься подписанием доп. соглашений — для них это чистая нагрузка к основной работе.

Мои действия:

Разрабатываю форму для заполнения ответственными департаментами.

На основе этих данных делаю наглядный дашборд со статусом и динамикой работ

Раз в период собираю отчет с исполнителей. Заполнение отчета занимает пару минут

Дашборд рассылаю ответственным, в копии — руководство.

⁠

Никакой беготни за ответственными. Кто не отчитался — видно на дашборде.

Вопрос: «Почему не готово?» — звучит гораздо более веско на основе фактов, особенно — когда его задает руководство.

Всех трудозатрат — пару часов на разработку таблицы и 10-15 минут в неделю на консолидацию данных.

Правильная организация процесса увеличивает результаты

Четкая и прозрачная система управления:

Радикально сокращает потери из-за плохой координации (кто-то кому-то вовремя не сказал)

Делает контроль чрезвычайно эффективным, высвобождая время менеджера

Облегчает делегирование, позволяя передать больше ответственности команде

Улучшают мотивацию и вовлеченность команды за счет четких требований, ясных ожиданий, более осмысленной работы и наглядности результатов

Высвобожденное время менеджер может направить на решения, которые кратно увеличивают продуктивность.

Избавившись от необходимости «переставлять ноги» команде, менеджер может наконец-то заняться теми задачами развития, которые он откладывал, испытывая от этого чувство вины.

⁠

Проекты идут, даже если менеджер ушел в отпуск (или уволился)

Кейс из моей практики:

Я пришел в большую компанию, где менеджеры работали по 60 часов в неделю и не могли сходить в отпуск. Проекты буксовали и об отсутствии результатов становилось известно только по факту.

Я разработал и внедрил понятные, логичные правила управления проектами, удобные шаблоны и чек-листы.

Совместно с консультантами внедрил ИТ-систему управления проектами.

Нанял девушку-администратора проектов, обучил процессам и работе в системе.

Запланировал по своей методологии в ИТ-системе программу из пяти проектов, стоимостью больше 300 млн рублей и продолжительностью 2 года.

Выстроил систему регулярных планерок.

Когда я в один прекрасный день покинул компанию, проекты не остановились, а шли в течение еще двух месяцев, пока новый руководитель проходил процедуры найма и входил в курс дел.

Хватило поддержки одной только девушки-администратора, которая следовала разработанным мной правилам: как проводить планерки, протоколировать, эскалировать проблемы и риски на руководство.

⁠

Принципы настройки системы универсальны, владея ими менеджер дает результаты в любом бизнесе

Я работал с редакциями, нефтехимическими холдингами, с диджитал-моушен дизайнерами, страховыми компаниями, в ИТ-разработке, консалтинге, ритейле, с крипто-стартапами...

Принципы настройки системы одинаковы везде:

Определить «чтобы что» — цели бизнес-подразделения, ответственность менеджера

Выделить существенное для этих целей

Стандартизировать типовые действия

Настроить систему и индикаторы, которые делают важное наглядным

Настроить регулярную синхронизацию команд

Внедрить изменения с учетом человеческой психологии

Сделать применение комфортным для менеджера и команды

⁠

У меня есть арсенал методик, которые позволяют мне быстро сориентироваться практически в любой системе и быстро навести порядок. В плане результатов я могу дать фору людям, которые работают в индустрии 10+ лет, но не владеют приемами системного менеджмента.

Радость творчества: менеджер создает систему, которая работает сама

Когда я первый раз настроил и внедрил удобную, наглядную систему, в которой нам с командой было по кайфу работать, я впервые испытал то чувство, которое меня больше всего привлекает в работе менеджера:

Я создал систему, которая работает при моем минимальном вмешательстве.

Удовольствие похоже на смесь конструирования из Лего и генеральной уборки:

— Вот происходит какая-то слабо упорядоченная, неэффективная работа.

— Прихожу я, решаю головоломку из процессов, ИТ-систем и человеческих ожиданий.

— И вот все вздыхают с облегчением: наконец-то им удобно, понятно, видны результаты. У меня есть понятный набор инструментов, которые я задействую, чтобы система двигалась. Чувство контроля.

Приятный побочный эффект: когда у тебя надежная система, это невероятно разгружает голову. Приходя домой выбрасываешь работу из головы, потому что уверен: «Я вернусь на работу, и система мне напомнит, что надо сделать».

⁠

Оставить заявку на диагностическую сессию

⁠

Цена сессии — на ваше усмотрение (донат)

Что будет происходить на консультациях?

Еженедельные индивидуальные встречи по 1 — 1,5 часа, на которых мы:

Выявляем ваши проблемные ситуации в организации системы управления.

«Раскладываем по полочкам» все, что происходит в вашей системе управления.

Разрабатываем план внедрения. Как сделать так, чтобы система заработала и продолжала работать, пока она вам нужна?

Разбираем переговорные ситуации с сотрудниками: как дружелюбно, но настойчиво продвигать свои идеи в команде и добиваться исполнения требований.

Формат:

Коучинг. Большую часть времени я буду задавать вопросы, которые помогут вам увидеть проблемы и найти решение самостоятельно.

Наставничество. В тех ситуациях, где это уместно, я буду делиться с вами лучшими практиками.

«Домашние задания». Большую часть работы вы будете выполнять самостоятельно.

Оперативная поддержка между консультациями.

Обратная связь на ваши материалы

Кому и для чего нужны мои консультации

Менеджерам, которые чувствуют, что они задолбались работать в режиме постоянного «трудового подвига» и хотят больше делегировать, контролировать состояние дел не по рассказам, а на основе фактов.

Управление ожиданиями

Я не предлагаю замороченных решений. Скорее всего, в 7 из 10 случаев вы скажете «ну это же само собой разумеется» или «я так и хотел сделать».

Но в ходе наших встреч вы:

Это наконец-то сделаете

Сделаете именно то, что вам поможет, без лишних экспериментов и гаданий

Поймете, как поддерживать эти результаты самостоятельно, чтобы они закрепились

Вопрос не в том, чтобы придумать очередную «вундервафлю», а в том, чтобы сделать систему, которая работает и приносит пользу.

Оставить заявку на диагностическую сессию

⁠

Цена сессии — на ваше усмотрение (донат)

Ваши результаты после программы

У вас появляется календарь регулярных управленческих мероприятий

В вашем арсенале появляются проверенные инструменты менеджера, которые вы можете применять в своей работе:

Как минимальными средствами настроить процесс, чтобы всем было удобно и наглядно

Как в любой системе выделить главное и сфокусировать на нем свое внимание

Как делегировать, не опасаясь, что исполнитель все сделает не так и не к сроку

Инструменты управления изменениями: о чем и как говорить, чтобы люди почувствовали важность изменений, вовлеклись и их не надо было тащить за шиворот

Переговорные навыки менеджера: на консультациях мы разбираем, как поступать в сложных ситуациях, чтобы ваш менеджерский авторитет только рос

Инструменты личной продуктивности менеджера: набор проверенных методик и приемов, которые позволят вам самостоятельно улучшать свою продуктивность, когда вы поняли, что хотите еще что-то улучшить

Эти инструменты останутся с вами на всю жизнь.

Оставить заявку на диагностическую сессию

⁠

Цена сессии — на ваше усмотрение (донат)

После программы у вас останутся материалы

Система управления, которую вы настроите самостоятельно в ходе консультаций

Записи всех встреч, к которым вы сможете возвращаться

Отобранный для вас список литературы для самостоятельного обучения

Проверенные опытом шаблоны документов, которые вы сможете применять в работе

Памятки, чек-листы, примеры аналогичных решений

Обо мне

⁠

Руковожу проектами больше 12 лет. Руководил небольшими проектами в крохотных компаниях и огромными в корпорациях. Области — консалтинг (тайм-менеджмент, проектное управление, организационные изменения, разработка ПО), лесная промышленность, финансовый сектор.

Крупнейшие проекты:

Развитие проектного управления и внедрение ИТ-системы управления проектами в Правительстве ХМАО — Югра

Программа проектов по переходу на МСФО 17, включая внедрение корпоративного хранилища данных (совокупный бюджет >300 млн рублей)

Методолог-консультант. Внедрял проектное управление с нуля, включая разработку методологии, формирование портфеля проектов, создание и развитие проектного офиса. Благодаря этому понимаю принципы работы проектов и могу адаптировать ее под бизнес-задачи.

Наиболее известные клиенты: Правительство ХМАО — Югры, Вертолеты России, Ренессанс Жизнь.

Сертификации: PRINCE2 Practitioner (2016 г.), ПМ Стандарт Базовый (2017 г.).

Отзывы моих клиентов

⁠

Максим Танделов⁠

, фаундер

⁠

@neuronfund⁠

⁠

Понравилось работать с Василием, — опыт и понимание организационных процессов помогают сформировать более объективный взгляд на происходящее в стартапе и увидеть пути решения вопросов менеджмента. В результате команда стала эффективнее и предсказуемее, улучшилась работа со сроками.

Консультации подойдут людям, недавно столкнувшимся с задачами менеджмента айти-команды.

Оказанная услуга: индивидуальные консультации менеджера

⁠

Иван Попов⁠

, ведущий менеджер

@Big-4 audit/ consulting firm

До сотрудничества с Василием я уже некоторое время занимал должность менеджера в компании Big-4 и успешно реализовал несколько проектов. Тем не менее, ввиду отсутствия целенаправленного на навыки проектного управления и систематизированного обучения, возникающие трудности решались на основе ранее накопленного опыта и с помощью советов старших коллег. А ввиду сжатых сроков всегда приходилось действовать по принципу «где горит, там тушим», точечно решая проблемы. Временной ресурс полностью уходил на критические задачи, вопрос обучения уходил на второй план — все-таки проекты успешно закрывались.

Когда я был назначен на управление крупными проектами (более года с несколькими заинтересованными подразделениями заказчика и разными командами с нашей стороны), стало очевидно, что требуется систематизация знаний в этой области и освоение нового эффективного инструментария. Данный вопрос обсуждался внутри с руководством на регулярных фидбек-встречах, в ходе которых и возникла идея пройти обучение у Василия, поскольку он уже был нам известен как профессионал в данном направлении.

В ходе консультаций мы разобрали широкий спектр аспектов, связанных с управлением проектов, исходя из моей ситуации и моего запроса. После сотрудничества с Василием изменился образ мышления и подход к работе в части ведения проектов — вместо фокуса на текущих срочных задачах появилось понимание общей картины и влияние каждой задачи на итоговый результат; появилось осознание собственной роли и роли каждого в моей команде в каждой из задач; улучшилось проектное планирование. Также появился эффективный инструментарий, который существенно упростил работу, высвободил время и разгрузил голову.

Считаю, что подобные консультации крайне полезны руководителям проектов в сфере консалтинга и ИТ в идеале от 1 до 5 лет опыта работы, когда «шишки уже набиты» и есть желание овладеть релевантными навыками.

Оказанная услуга: индивидуальные консультации менеджера

⁠

⁠

Федор Поздеев, менеджер

@Powercom, LTD

Обратился к Василию с проблемой отсутствия порядка в процессах компании. В течение месяца Василий рассказал основные принципы и помог разработать структуру системы управления, которую в дальнейшем получилось успешно внедрить в организацию. Это помогло сделать процесс работы более прозрачным и понятным, а также подсветить руководству нехватку ресурсов.

Могу рекомендовать обращаться к Василию, когда есть четкое понимание конечной цели, он точно сможет помочь.

Оказанная услуга: индивидуальные консультации менеджера

Оставить заявку на диагностическую сессию

⁠

Цена сессии — на ваше усмотрение (донат)